Le Guide des stratégies de gestion des centres du Prix est une ressource essentielle pour les adultes qui exploitent le Prix. Il fournit des conseils complets pour planifier et mettre en œuvre efficacement toutes les tâches nécessaires à la gestion de votre centre du Prix. Ce guide commence en avril afin que tout soit bien préparé pour le début de l’année scolaire en septembre.
En devenant un partenaire d’exploitation du Prix, votre centre du Prix s’engage à faire en sorte que les participants soient prêts à réussir. L’objectif est de permettre à chaque participant inscrit de terminer le niveau auquel il s’est inscrit. Cet engagement implique de s’efforcer de respecter les exigences du Prix, de fournir aux participants le soutien et les ressources dont ils ont besoin pour atteindre les objectifs fixés et de profiter de l’expérience transformatrice offerte par le Prix.
En outre, l’expérience doit être amusante et significative tant pour les participants que pour les chefs de groupe. En favorisant un environnement positif et engageant, nous nous assurons que toutes les personnes impliquées trouvent le parcours gratifiant et enrichissant.
Liste des ressources disponibles
Avril-août : Phase de préparation
Le cadre du Prix fournit aux centres du Prix des lignes directrices essentielles pour préparer l’exploitation du Prix au cours de l’année scolaire à venir. Il souligne l’importance de la planification stratégique, de l’affectation des ressources et de la gestion des risques avant le début de l’année scolaire. Cette préparation garantit un lancement en douceur du Prix et une expérience marquante.
Key Tasks:
Préparation au recrutement des participant
Liste de contrôle pour la rencontre annuelle/renouvellement
Réviser les objectifs du Prix pour l’année et les réalisation.
S’entendre sur les frais de licence annuels. N’oubliez pas que la date limite pour l’entente des frais de licence annuels, l’émission de la facture et le paiement de la facture est fixée à la fin du mois de septembre.
Ressources pertinentes:
- Formulaire d’information sur l’organisation : doit être rempli par l’administrateur du centre du Prix (contact autorisé) afin de s’assurer que les informations relatives à l’organisation sont à jour.
- Formulaire de transfert des participants : Ce formulaire doit être rempli par le centre du Prix que le participant rejoint.
- Guide de gestion des centres du Prix
Soutien personnalisé d’un gestionnaire des comptes
Coordonner avec vos chefs de groupe pour faire le point tout au long de l’année avec votre gestionnaire des comptes.
Chaque centre du Prix se voit attribuer un gestionnaire des comptes qui prendra régulièrement contact avec vous pour s’assurer que votre centre du Prix est sur la bonne voie pour réussir. La fréquence de ces contacts dépend des besoins spécifiques et du niveau de soutien requis par votre centre du Prix.
La régularité de ces rencontres de contrôle a pour but de fournir un soutien sur mesure, en veillant à ce que chaque centre du Prix puisse mettre en œuvre le Prix de manière efficace et atteindre ses objectifs. Votre gestionnaire des comptes est une ressource précieuse, qui s’engage à aider votre centre du Prix à prospérer et à garantir une expérience réussie et enrichissante pour tous les participants.
Rencontre avec les administrateurs de votre centre du Prix
Discuter du plan pour l’année scolaire à venir
Discuter du budget pour l’année à venir
Discuter et identifier l’équipe de votre centre du Prix pour l’année à venir
Ressources pertinentes
- Devenir un mentor adulte dans le cadre du Prix : Un guide étape par étape pour devenir coordonnateur du Prix, chef de groupe ou bénévole
- Guide international à l’intention des chefs de groupe
Formation des chefs de groupe
S’assurer que les nouveaux chefs de groupe remplissent le formulaire d’inscription
S’assurer que tous les chefs de groupe suivent la formation niveau 1
S’assurer qu’au moins un membre de l’équipe ait suivi la formation niveau 2
Inviter les autres chefs de groupe à suivre la formation de niveau 2 cette année
Ressources pertinentes
- Formation pour les adultes qui exploitent le Prix : Une liste des formations requises pour les adultes qui exploitent le Prix dans votre centre du Prix et la manière de les suivre.
- Vidéo de bienvenue pour les mentors adultes
Préparation au recrutement des participant
Veiller à ce que le site Web de votre école soit mis à jour avec des informations sur le Prix, y compris les détails pour s’inscrire, une vue d’ensemble de ce qu’est le Prix, les raisons pour lesquelles votre organisation accorde de l’importance au Prix.
En fonction de ce qui convient le mieux à votre centre du Prix, préparer le terrain en coordonnant avec les chefs de groupe si, quand, qui et comment votre centre souhaite organiser une session d’introduction en utilisant le PowerPoint de la session zéro, le blogue du Prix ou notre brochure (bientôt disponible).
Coordonner avec les chefs du Prix et planifier/gérer la session d’information qui sera animée en septembre.
Nous recommandons d'utiliser le PowerPoint de la session zéro, qui reprend la plupart des éléments. Idéalement, cette introduction devrait avoir lieu en mai/juin, avant le début de l'année scolaire, ou en septembre, afin que les enseignants puissent travailler avec les élèves de 8e année/secondaire 2 pour présenter le Prix avant les vacances d'été.
Inscrire vos élèves en mai/juin avant le début de l’année scolaire.
Ressources pertinents
- Dossier d’identité de marque pour les centres du Prix (bientôt disponible)
Évaluation des risques et planification de la sécurité
S’assurer que les chefs de groupe comprennent les politiques de gestion du risque du centre du Prix en ce qui concerne l’exploitation du Prix
S’assurer que les chefs de groupe comprennent les politiques concernant la protection des parties prenantes du centre du Prix
Planification du voyage d’aventure
Utilisez le navigateur du voyage d’aventure pour coordonner avec les chefs de groupe la mise en place d’un plan pour le voyage d’aventure pour l’année à venir, y compris les dates de l’entraînement préparatoire, des voyages préparatoires et de qualification, ainsi que les réservations anticipées, les autorisations, les budgets, la réservation des sites, le transport, l’hébergement et l’obtention des permis nécessaires, le cas échéant.
Veiller à prendre en compte les longs délais d’exécution, car la planification peut devoir commencer jusqu’à un an à l’avance pour garantir les dates et les ressources souhaitées. Vérifier s’il existe des exigences ou des restrictions spécifiques liées à la réservation de sites ou de moyens de transport et allouer des budgets en conséquence. Bien que cela ne soit pas obligatoire, nous recommandons dans le Guide d’exploitation du Prix un calendrier pour le voyage préparatoire de septembre à novembre, et pour le voyage de qualification à partir de novembre.
Le fait de plonger les participants dans une expérience significative et mémorable comme le voyage d’aventure encourage les participants à travailler ensemble, créer des liens, générer de l’enthousiasme et de l’excitation, ce qui rend les participants plus engagés et désireux de poursuivre avec d’autres volets du Prix.
Gestion du risque pour les voyages d’aventure
Procéder à une évaluation complète des risques pour le voyage d’aventure, en identifiant les dangers et en mettant en œuvre des mesures pour les atténuer. S’assurer que tous les participants et les chefs de groupe connaissent le plan de gestion du risque.
Confirmer que tous les participants et les chefs de groupe ont suivi toute formation nécessaire, y compris en matière de premiers soins et d’intervention en cas d’urgence. Fournir une formation supplémentaire si nécessaire pour s’assurer que tout le monde est à l’aise avec les protocoles de gestion du risque.
Élaborer et communiquer des procédures d’urgence claires, y compris les coordonnées des services d’urgence et les itinéraires d’évacuation. Veiller à ce que chacun connaisse son rôle en cas de situation d’urgence.
Vérifier l’existence d’une assurance appropriée pour le voyage d’aventure. Vérifier que l’assurance couvre les risques identifiés dans l’évaluation des risques.
Participer à une vérification finale de tous les plans et préparatifs avec le chef de groupe et les participants. S’assurer que toute la logistique, les stratégies de gestion du risque et les procédures d’urgence sont comprises et acceptées.
Confirmer que tous les participants sont prêts pour le voyage d’aventure, notamment en ce qui concerne la préparation physique, la vérification de l’équipement et la compréhension du plan du voyage et des protocoles de sécurité. Veiller à ce que tous les plans, procédures et actions soient conformes aux politiques et procédures de votre organisation. Cela inclut le respect de tout protocole supplémentaire de gestion du risque exigé par votre organisation.
Ressources pertinentes
- Le navigateur du voyage d’aventure : Un guichet unique avec tout ce dont vous avez besoin pour planifier, faire et réviser le voyage d’aventure avec succès et en toute sécurité..
Septembre : gestion financière
La procédure de clôture financière de septembre comprend trois étapes essentielles à la bonne gestion de vos obligations financières. Tout d’abord, la signature de l’entente des frais de licence requiert une reconnaissance et une approbation formelles des frais. Ensuite, l’étape de l’émission des factures implique la création et la distribution précises et opportunes des factures aux clients. Enfin, le paiement de la facture garantit que toutes les factures émises sont réglées. Ce processus doit être achevé avant la fin du mois de septembre pour garantir l’exactitude et la conformité des données financières. Il est essentiel de l’achever à temps pour garantir le bon déroulement des opérations financières et le respect des engagements financiers.
Tâches :
Informations financières
Signature de l’entente des frais de licence
Émission de factures
Paiement de la facture
N'oubliez pas que la date limite pour l'entente des frais de licence, l'émission de la facture et le paiement de la facture est fixée à la fin du mois de septembre.
Ressources pertinentes
- Formulaire d’information sur l’organisation : doit être rempli par l’administrateur du centre du Prix (contact autorisé) afin de s’assurer que les informations relatives à l’organisation sont à jour.
Avril : La planification des célébrations
Alors que vos participants approchent de la fin de leur parcours avec le Prix, l’heure est à la célébration. Cette phase est consacrée à l’hommage rendu à la persévérance, aux réalisations et à l’épanouissement personnel dont chaque participant a fait preuve. En planifiant votre célébration, cherchez à mettre en évidence les étapes individuelles et collectives franchies qui permettent de partager les expériences de chacun. Cette célébration n’est pas seulement une fin, mais un pont vers de futures aventures, encourageant les participants à réfléchir à leurs apprentissages et à la manière dont ils peuvent être appliqués dans leur voyage continu de découverte de soi et de développement.
Tâches :
Planification des célébrations
Coordonner avec les chefs de groupe les modalités de célébration des participants, que ce soit lors d’une assemblée scolaire, avec le directeur de l’école, lors de l’assemblée de fin d’année, etc., incluant la remise des certificats et des épinglettes.
Collaborer avec les chefs de groupe pour déterminer si des célébrations ont lieu dans d’autres classes et coordonner la commande des certificats et des épinglettes.
Confirmer la date et l’heure de la célébration
Confirmer le lieu de la célébration
Déterminer les invités spéciaux à présenter lors de la célébration
Commencer à préparer les invitations, le lieu de la célébration et toute autre logistique nécessaire.
Ressources pertinentes
- Page web des célébrations du Prix: explique les célébrations à chaque niveau, les épinglettes et les certificats, une FAQ et les prochaines célébrations du Prix
- Dossier d’information sur les cérémonies locales : il vous fournit des considérations de planification, des listes de contrôle, un exemple d’invitation, un exemple d’avis aux médias et de communiqué de presse, ainsi que des exemples de scripts. Veuillez contacter votre gestionnaire des comptes si vous souhaitez obtenir de l’aide pour la remise d’un Prix.
Mai-juin : Soutien aux jeunes, finalisation de la célébration et reconnaissance
Alors que vos participants approchent de la fin de leur parcours avec le Prix, l’heure est à la célébration. Cette phase est consacrée à l’hommage rendu à la persévérance, aux réalisations et au développement personnel dont chaque participant a fait preuve. Lors de l’organisation de votre célébration, efforcez-vous de mettre en évidence les étapes individuelles et collectives franchies qui permettent de partager les expériences de chacun. Cette célébration n’est pas seulement une fin, mais un pont vers de futures aventures, encourageant les participants à réfléchir à leurs apprentissages et à la manière dont ils peuvent être appliqués dans leur voyage continu de découverte de soi et de développement.
En juin, vous vous réunissez pour célébrer les célébrations des participants. Reconnaissons leurs réalisations, exprimons notre gratitude à l’équipe du centre du Prix et reconnaissons l’impact de cette expérience transformatrice.
Tâches :
Évaluation des frais pour l’aide aux participants
Célébrations de la remise des Prix
Évaluation des frais pour l’aide aux participants
Organiser une discussion afin d’identifier le nombre de participants ayant besoin d’un soutien supplémentaire pour compléter leur Prix pour une évaluation précise des frais.
Planification complète des célébrations
Émettre des invitations
Déterminer le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin pour la célébration.
Confirmer le photographe/vidéographe (le cas échéant)
Confirmer les divertissements (le cas échéant)
Si vous avez besoin d’aide pour organiser une célébration, veuillez contacter votre gestionnaire des comptes.
Commande du matériel de reconnaissance
Travailler avec les chefs de groupe pour déterminer qui commande le matériel de reconnaissance auprès de Prix Canada. N’oubliez pas que la date limite pour commander du matériel de reconnaissance est de 2 à 3 semaines avant l’événement prévu.
Ressources pertinentes
Célébrations de la remise des Prix
Collaborer avec les chefs de groupe pour gérer la célébration des médaillés du Prix.
Ce moment est l'occasion pour les participants de passer au niveau suivant de leur parcours du Prix. Faisons en sorte que la célébration ne soit pas seulement une reconnaissance mémorable des réalisations, mais aussi une occasion de mettre en lumière la voie à suivre. Il est temps de reconnaître les liens tissés, les leçons apprises et de s'élancer avec audace vers de nouveaux horizons, avec le prix Argent comme prochaine aventure.
