Guide d’exploitation du Prix

Envoyez par courriel l’aperçu du rôle d’un évaluateur à tous les enseignants du centre du Prix

En fonction de ce qui convient le mieux à votre centre du Prix, préparez le terrain en coordonnant avec le coordonnateur du Prix si, quand, qui et comment votre centre souhaite organiser une session d’introduction en utilisant le PowerPoint de la session zéro, le blogue du Prix ou notre brochure destinée aux participants (à venir).

Avant d’organiser la session d’information ci-dessous, envoyez un courriel à tous les participants avec le lien pour s’inscrire. Dans l’onglet participants du CVP, cliquer sur Inviter les participants vous permet de partager un lien avec les participants pour qu’ils s’inscrivent directement auprès de votre centre du Prix ou auprès d’un chef de groupe spécifique qui remplira automatiquement les informations pertinentes pour eux.

Faites le suivi des adhésions manquantes jusqu’à la séance d’information.

Envoyez par courriel ce guide aux participants et aux parents pour qu’ils puissent le suivre. (optionel)

Créez et attribuez une étiquette sur le CVP pour cette cohorte de participants.

Décidez d’une date, d’une heure et de la personne qui animera la session d’information.

Utilisez notre modèle PowerPoint et adaptez-le à votre centre du Prix.

Présentez aux participants le Prix à l’aide du modèle PowerPoint, notamment en leur montrant comment définir des objectifs SMART, comment rédiger une entrée et l’ajouter à leur activité sur le CVP, ainsi que le rôle d’un évaluateur et la manière de le choisir.

Envoyez par courriel un lien vers la zone d’activités à tous les participants en leur expliquant rapidement et en leur rappelant qu’ils devront avoir choisi leur concentration sur le CVP d’ici la fin de la semaine 4. Cette étape est cruciale pour renforcer la variété des activités qu’ils peuvent réaliser et pour susciter leur intérêt.

Dans le même courriel, envoyez aux participants le lien vers la ressource « votre activité compte-t-elle ? ». Cela les aidera à comprendre comment choisir leurs activités et vous aidera, en tant que chef de groupe, à les approuver.

Informez les participants de l’existence d’une zone désignée ou d’un espace virtuel où les élèves peuvent facilement accéder à votre soutien et à vos conseils tout au long de leur Prix. Le fait de donner un but aux rencontres ponctuelles, avec des échéances et des objectifs clairs tout au long de l’année, améliore l’engagement des participants, en rendant les interactions amusantes et faciles.

Envoyez un courriel/informez les participants sur l’agent conversationnel (bientôt disponible) pour qu’ils puissent poser des questions et recevoir des exemples et des documents pour les aider.

Mettez en place un système de binôme ou un système de mentorat – des options intéressantes pour le soutien des participants par leurs pairs.

Commencez la planification du voyage d’aventure. Utilisez le navigateur du voyage d’aventure pour vous aider à planifier le voyage d’aventure, y compris les dates des entraînements préparatoires, des voyages préparatoires et de qualification, ainsi que les réservations anticipées, les autorisations, les budgets, la réservation des sites, le transport, l’hébergement ou l’obtention des permis nécessaires, le cas échéant. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est conseillé d’entamer la planification au cours de la deuxième ou de la troisième semaine de septembre afin de disposer d’un temps de préparation suffisant. Le calendrier recommandé pour le voyage préparatoire se situe entre septembre et novembre, et celui du voyage de qualification à partir de novembre.

Passez en revue le navigateur du voyage d’aventure pour vous aider à planifier le voyage d’aventure.

Communiquez avec le coordonnateur du Prix pour s’assurer que la gestion des risques a bien été prise en compte – évaluation des risques, formation nécessaire, réponses et procédures d’urgence, assurance appropriée, et que les participants sont préparés et prêts.

Assurez-vous que tous les participants ont configuré leur volet qui a une concentration sur le CVP (objectif SMART et coordonnées de l’évaluateur obligatoires).

Approuvez leur volet qui a une concentration, leurs objectifs SMART et leurs évaluateurs dans le CVP.

D’ici la fin du mois d’octobre, assurez-vous que tous les participants ont configuré les trois volets (condition physique, service, habiletés) et qu’ils sont en cours de réalisation sur le CVP.

Effectuez le voyage préparatoire du voyage d’aventure avec les participants entre septembre et novembre. Ce délai n’est pas obligatoire mais recommandé pour une préparation optimale des participants.

Veillez à ce que les participants prennent part aux activités choisies pour les volets habileté, condition physique et service, en s’assurant qu’ils mettent régulièrement à jour les entrées d’activités sur le CVP.

Envoyez des courriels de rappel bihebdomadaires ou mensuels pour inciter les participants à entrer leurs activités, en insistant sur le fait que l’entrée ne doit pas prendre beaucoup de temps – seulement deux minutes par jour.

Consultez la vue d’ensemble de la progression du Prix » sous l’onglet ORB Lab du CVP. C’est un moyen efficace de visualiser les progrès des participants. Si vous avez besoin d’aide, regardez le vidéo tutoriel dont le lien figure dans cette section.

Réalisez, avec les participants, les voyages de qualification du voyage d’aventure à partir du mois de novembre. Ce calendrier est recommandé pour les voyages de qualification mais n’est pas obligatoire.

Continuez à suivre les progrès des participants, en vous assurant qu’ils se connectent régulièrement sur le CVP. Utilisez l’aperçu de la progression des activités dans le ORB Lab.

Envoyez des rappels par courriel toutes les deux semaines ou tous les mois pour inciter les participants à entrer leurs activités.

Envoyez par courriel aux participants les deux vidéos expliquant comment soumettre leurs activités à leur évaluateur et comment soumettre leur Prix à leur chef de groupe. Faites-leur savoir que si l’évaluateur n’a pas signé, ils peuvent renvoyer la demande et/ou vérifier que l’adresse électronique est correcte.

Lorsque le participant remplit sa dernière entrée et envoie l’acivité à son évaluateur, une fois que l’évaluateur a rédigé son rapport pour ce volet, celui-ci est automatiquement envoyé au chef de groupe. Si toutes les conditions requises pour ce volet ont été remplies, approuvez ce volet. Si vous ne parvenez pas à faire approuver le Prix, veuillez contacter votre gestionnaire des comptes ou le centre d’assistance s’il s’agit d’un problème lié au CVP.

Assurez-vous que les participants soumettent leurs Prix pour vérification si toutes les conditions sont remplies. Gardez à l’esprit que les participants ont jusqu’à la fin du mois d’avril pour soumettre leurs Prix à la vérification.

Examinez et approuvez les volets au fur et à mesure de leur réception.

Assurez-vous que tous les participants ont terminé leurs activités dans leurs trois volets.

Veillez à ce que tous les participants soumettent leur Prix pour vérification.

Une fois que le chef de groupe a approuvé tous les volets, le participant doit se connecter à son compte une dernière fois pour envoyer l’ensemble de son Prix à son chef de groupe pour approbation finale, ainsi que pour remplir la réflexion personnelle sur son expérience du Prix. Il est conseillé d’en informer les participants, que ce soit par courriel ou d’une autre manière.

Pour préparer la planification des célébrations avec le coordonnateur du Prix, assurez-vous que : le CVP de tous les participants est à jour, vérifiez le statut du Prix et validez l’exactitude des entrées.

Vérifiez que les coordonnées figurant dans le CVP sont correctes pour l’émission du certificat.

Coordonnez avec le coordonnateur du Prix l’évaluation du nombre de participants ayant terminé le Prix simultanément et planifier les activités de célébration.

Coordonnez avec le coordonnateur du Prix pour s’assurer que les célébrations sont finalisées.

Travaillez avec le coordonnateur du Prix pour déterminer qui commande le matériel de reconnaissance auprès de Prix Canada. N’oubliez pas que la date limite pour commander les reconnaissances est de 2 à 3 semaines avant l’événement prévu

Célébrez les médaillés du Prix

Reconnaissez et remerciez l’équipe du centre du Prix

Partagez la célébration sur le site web du centre du Prix ou sur les pages de médias sociaux.

Le cas échéant, communiquez votre disponibilité aux participants pendant l’été, informez les participants que vous ne pourrez plus soutenir des autres possibilités de participer au Prix (rejoindre un autre centre du Prix, un centre virtuel du Prix), et informez les médaillés du prix Or qu’ils doivent changer leur adresse électronique pour une adresse à laquelle ils ont accès afin de pouvoir recevoir les courriels relatifs à aux célébrations du prix Or.